De Mailingman

Hyper-gepersonaliseerde marketing is niet te automatiseren!

Het idee voor De Mailingman ontstond toen Stan Callens - die als verkoper in de autosector mailings de deur uit moest krijgen - zich afvroeg of er niet iemand was die dit tijdrovende werk kon uitvoeren. Blijkbaar niet, want in 1991 richtte hij De Mailingman op dat na ruim 25 jaar uitgegroeid is tot een bedrijf met 24 werknemers en een klantenbestand van meer dan 2.000 ondernemingen. En zoals bij wel meer bedrijven die het spreekwoordelijke zolderkamertje ontgroeien, was er op een bepaald moment nood aan één geïntegreerd systeem voor het beheer van offertes, productie en facturatie. Er was één hinderpaal, echter, het bedrijf uit Kortrijk is gespecialiseerd in ondersteuning voor hyper-gepersonaliseerde marketingcampagnes. Zoiets vereist uiterst flexibele werkprocessen, met ingewikkelde parameters voor zeer complexe opdrachten.

Tijdwinst door integratie

“Vroeger hadden we een programma dat van de offerte een factuur maakte. Dat was alles. Het programma werkte met stukprijzen die een vaste code hadden. Handig was anders, want er werden veel fouten gemaakt. En dan hadden we uiteindelijk alleen nog maar een offerte en een factuur. Voor de planning gebruikten we een ander programma zoals Outlook of Excel”, volgens Stan. MultiPress maakte komaf met die administratieve rompslomp: één programma dat de volledige administratie, logistiek, planning en productie behandelt. De Mailingman werkt nu met een geïntegreerd systeem waarin alle informatie automatisch beschikbaar is en voortdurend met de nieuwste gegevens aangepast wordt. Het tijdrovende doorzoeken van verschillende programma’s is verleden tijd.

Strakkere interne processen

“We maken gebruik van de planningsmodule waarin al onze machines opgenomen zijn. Zo weten we hoe lang een machine kan draaien, wanneer er personeel beschikbaar is, wat de productiesnelheid bij dat type van opdracht is, …. Daardoor kunnen we het werk perfect plannen en weten we ook meteen of een deadline haalbaar is.”, vervolgt de CEO.
Door de implementatie werden bestaande, interne processen (zoals tijdregistratie) onder de loep genomen en verbeterd waar het aangewezen en mogelijk was. Dat zorgde niet alleen voor een beter zicht op het productieproces maar ook een preciezer beeld van de bedrijfskosten. Via MultiPress kan De Mailingman hun klanten nu heel snel antwoorden en houden ze een goed overzicht van de verschillende taken.

Variabele marketing, GDPR-proof

De Mailingman heeft ondertussen zijn oorspronkelijke aanbod – het verwerken en het beheer van mailings – uitgebreid met nieuwe diensten. Het bedrijf kan nu op basis van variabele gegevens bijkomende commerciële boodschappen aan facturen en brieven toevoegen. Zo kunnen bedrijven hun facturen ook voor marketingdoeleinden inzetten. Daarbij speelt MultiPress eveneens een rol. De business software zorgt ervoor dat De Mailingman variabele marketing op de facturatie kan toepassen, dankzij de 100% veilige en transparante omgeving van de MultiPress-webmodule. Volledig volgens de gloednieuwe Europese GDPR-regels, uiteraard!