Belfius

De Belgische groep Belfius Bank en Verzekeringen bestaat reeds meer dan 150 jaar. QuoJob werd bij ons geïmplementeerd op de afdelingen communicatie en publishing. De dienst publishing is verantwoordelijk voor allerlei drukwerk en digitale publicaties, en dit zowel commercieel als niet-commercieel.

Vroeger

Voor het beheer van onze aanbestedingen en bestelbonnen gebruikten we vroeger heel veel verschillende documenten naast elkaar, in Word of Excel. Dit kostte echter heel wat administratieve inspanningen voor elk dossier en dat probleem wilden we grondig aanpakken.

Gebruiksvriendelijk en toegankelijk

Onze eerste zorg bij de zoektocht naar een nieuw systeem, was dat dit systeem het ganse proces kon dekken van interne orderverwerking. Daarnaast moest de software ook gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn. Dit laatste is voor ons erg belangrijk, gezien onze medewerkers zowel vanop kantoor als van thuis werken.

Parametriseerbaar 

QuoJob is standaard is opgebouwd, maar kan tegelijkertijd ook aangepast worden. Dit wil zeggen dat het systeem nog kan evolueren in de toekomst op het vlak van aantal gebruikers, type modules...

De troeven van QuoJob

De belangrijkste troeven van QuoJob is het centrale beheer van alle gegevens (adres, facturatiegegevens...), en dit zowel van klanten als van leveranciers. Op een bepaald moment hebben we vastgesteld dat 70% van onze opdrachten terugkerende opdrachten zijn. Dit maakt dat de optie 'Template' in QuoJob voor ons onmisbaar is geworden. Dit levert ons immers enorm veel tijdswinst op bij de beschrijving van objecten die worden gebruikt.

Voortdurende evoluties

De software QuoJob evolueert voortdurend, zo zijn er nieuwe modules die kunnen worden geïmplementeerd in functie van de activiteiten en de behoeften. Hoe we ook zullen evolueren in de toekomst, we kunnen altijd bij Dataline aankloppen om bepaalde opties te bespreken die we overwegen in QuoJob. En dat vind ik heel belangrijk.

Implementatie

QuoJob is in enkele maanden tijd geïmplementeerd in onze organisatie en van dan af kon  ons team autonoom aan de slag met het programma. Essentieel hierbij is dat we enorm goed werden begeleid bij de parametrisatie. Dataline  benadrukt het belang van een goede parametrisatie en ze hebben gelijk, want een goede basis is essentieel om te beginnen. Alle nodige informatie moet ook in het systeem vervat zitten wanneer  de software ter beschikking wordt gesteld van een groep gebruikers.

De toekomst

Vandaag wordt QuoJob gebruikt in onze publishing voor het dossierbeheer. Als we nog meer specifieke wensen zouden hebben de komende maanden op het vlak van modules, zullen we Dataline zeker contacteren hiervoor. In de ideale wereld zouden we een module projectbeheer combineren met de module die we nu gebruiken, die eerder administratief is.