El futuro del actual flujo de trabajo administrativo
Mar, 21/01/2020 - 09:53
En los últimos años hemos visto claramente que cada vez más empresas gráficas dan el paso de mejorar y optimizar su flujo de trabajo administrativo. Lamentablemente, muchas veces el nivel de implementación real deja que desear. Pero ¿qué obstáculos impiden la automatización del proceso entero, de presupuesto a factura? Y ¿cómo puede superarlos una empresa gráfica? Aunque no hay duda de que las inversiones en hardware son importantes, no alcanzarán todo su potencial si no actualizan el flujo de trabajo administrativo al mismo tiempo, es decir: deben automatizarse.
¿Qué impide la automatización del flujo de trabajo?
Ya hemos oído muchos motivos que explican por qué la implementación de la automatización del flujo de trabajo no cumple las expectativas:
- Las inversiones en las actuales soluciones de software no han dado el resultado esperado.
- Los costes vinculados a la mejora del flujo de trabajo de producción son demasiado altos.
- Para que la automatización funcione, se necesita demasiada asistencia respecto al coste del software en sí.
- Tenemos problemas más urgentes...
Todos estos comentarios son comprensibles, por supuesto. La verdad es que no es fácil elegir el camino correcto para automatizar correctamente el flujo de trabajo. Muchas empresas han aumentado su capacidad, han mejorado su calidad de impresión o han ampliado su gama de productos: es decir, han invertido en soluciones de hardware. Pero por muy importantes que sean estas inversiones, no alcanzarán todo su potencial si no se aplica una actualización equivalente al proceso administrativo vinculado. Entre la venta de un trabajo de impresión y la impresión en sí hay unos cuantos cuellos de botella importantes: en concreto, la introducción del proyecto en el flujo de trabajo y la preproducción. ¿Cómo se puede gestionar el incremento continuo de pequeños proyectos, y su procesamiento?
El largo camino entre venta y entrega…
Añadir un proyecto al flujo de trabajo existente puede ser un proceso largo: las expectativas del cliente, las especificaciones del proyecto, los requisitos de material, la financiación, la aprobación, la entrega...
Porque el cliente quiere que el pedido se lleve a cabo de un modo determinado. Esto significa que el material específico debe ser adecuado para las máquinas de que disponga, y que debe estar en stock y disponible en las cantidades requeridas. Especialmente en combinación con los proyectos que ya están en marcha. Para cumplir los deseos del cliente, el impresor tiene que informarse sobre las especificaciones de impresión para asegurarse de que la maquinaria disponible las pueda cumplir, y planificar el pedido de modo que cumpla los requisitos de entrega indicados en el proyecto.
A menudo, completar un trabajo específico es un largo camino que implica que varias personas envíen muchos correos electrónicos y hagan innumerables llamadas telefónicas, asegurándose al mismo tiempo de que los artículos estén en stock y de no desatender los proyectos que ya están en marcha.
¡Esto no es eficiente, ni mucho menos sostenible en el futuro! No importa lo rápidas que sean las máquinas que tenga en su taller: nunca alcanzarán su verdadero ROI si el flujo de trabajo que hay entre presupuesto y el momento de la facturación (y su seguimiento) no está automatizado al máximo.
Planear el futuro y la fiabilidad operativa
Para afrontar el futuro de la forma más eficiente posible y garantizar la fiabilidad operativa en la medida de lo posible, cada etapa de un pedido (desde la venta hasta el momento de la entrega) debe controlarse minuciosamente. ¿Cuántas personas trabajan en cada proyecto? ¿Están automatizados los presupuestos y/o los cálculos? ¿Está todo vinculado a los precios de papel u otros materiales más recientes?
Esto son solo algunos de los puntos que pueden ser problemáticos, pero hay muchísimos más. Si no reserva tiempo para revisar el flujo de trabajo administrativo ahora, es posible que llegue un momento en el que simplemente ya no pueda seguir creciendo. Un flujo de trabajo no automatizado puede dar lugar a más horas de trabajo y a retrasos en la entrega por mucho que se utilicen máquinas más rápidas. Lógico, ¿no?
Al evaluar su situación actual, piense en sus procesos empresariales internos y en la conectividad con su entorno (personas, máquinas y socios). Asegurar el futuro de su negocio también implica garantizar que todo el trabajo se facture con precisión, revisar las solicitudes de cambios en función de las opciones de facturación, y controlar los descuentos: solo así el presupuesto podrá reflejar con precisión qué hay que facturar por el pedido.
Conectar, automatizar e integrar
Pero ¿por dónde se empieza? ¿Cómo se integran los procesos comerciales y financieros, la producción y la logística?
Conectar máquinas y personas, intercambiar datos automáticamente e integrar de manera inteligente las soluciones de los socios son la manera de disponer de procesos robustos y de la información necesaria.
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