Bpost
Postzegels = geld. Strenge controle dus essentieel!
Als enige productie-eenheid van bpost dient de drukkerij van postzegels extra op te letten. Alles moet tot in de geringste details te controleren zijn. Niet alleen het drukprocedé zelf, maar elke, zelfs kleinste, stap van het volledig productieproces moet op elk moment in kaart gebracht kunnen worden. De drukkerij, gevestigd in Mechelen, drukt tevens postzegels voor andere landen, zoals Portugal en Luxemburg. Overzicht is dus hard nodig. Administratieve automatisatie bleek de oplossing te zijn.
Grote logboeken
Een drietal jaar geleden startte bpost met MultiPress. "Voordien werd alles manueel uitgevoerd binnen ons bedrijf", aldus teamchef Andre De Pauw. "Er waren erg grote logboeken waarin alle informatie werd neergeschreven. De bestelling werd aangemaakt, genoteerd en ook het papierverbruik werd genoteerd. Alle informatie dus die nodig was om het eindproduct te kunnen calculeren.
Sinds we MultiPress hebben geven we één order in. We hebben een aantal standaarden gemaakt, die ervoor zorgen dat we met een beperkt aantal muisklikken, alle informatie heel snel en efficiënt kunnen verwerken. Zowel informatie voor de productie, planning en rapportering. MultiPress rekent dat allemaal voor ons uit. MultiPress zorgt ervoor dat we enkel nog moeten bestellen."
Belgische Post, oude stijl
De drukkerij van bpost was vroeger helemaal gestructureerd zoals de post zelf. Dat wil zeggen, heel veel personeel en nog meer papierwerk. Maar de tijden veranderen. Vooral de postzegeldrukkerij van bpost had de zevenmijlslaarzen aangetrokken! Want toen Michel Delbeck de rangen kwam vervoegen bracht hij zijn rijke ervaring, opgedaan in de grafische wereld, mee. Meteen werd de zoektocht naar een ordentelijk jdf (Job Definition Format) systeem gestart. Niet lang daarna kwam MultiPress in zicht.
Het team van De Pauw werd voor de ingebruikname van het CRM-systeem intensief begeleid. "Een zestal maanden hebben we proef gedraaid, waarbij de medewerkers de kans kregen om te experimenteren en het project aan te leren. Dataline Solutions zorgde een heel goede ondersteuning, vooral via uitgebreide infosessies. Na deze periode hebben we een pré-productie gestart, waarbij alles in MultiPress werd verwerkt, maar nog via de oude manier geregistreerd werd. En na die zes maanden verliep alles enkel via MultiPress. Een hele verbetering!"
Controle en flexibiliteit
De belangrijkste factor was controle. Dat moest beter. Controle en een systeem dat zich kon aanpassen naar de alsmaar wisselende behoeften van de klant. "Door het gebruik van MultiPress kunnen we ons product van a-z volgen", legt De Pauw uit. "We weten onder andere welke materialen we verbruiken, zo kunnen we op het einde ook zien of er fouten gemaakt worden of er een miscalculatie is gebeurd en kunnen we gemakkelijk bijsturen. MultiPress geeft ons tijdens het productieproces tussentijdse signalen en de aangepaste informatie die we nodig hebben."
Goud waard
"Niet te geloven dat, vóór MultiPress, alles manueel gebeurde", besluit De Pauw. "Met veel personeel, dito tijdsverlies en een ongezonde foutmarge. Nu is dat - en gelukkig maar! - verleden tijd. Vooral de module voor pre- en post-calculatie is zijn gewicht in goud (hier: postzegels) waard."
Nu het bedrijf administratief helemaal op punt staat, is het kijken naar de toekomst. Er wordt dus door de drukkerij en Dataline Solutions hard gewerkt aan een extra module die de integratie van creatie en verkoop naar eindklanten mogelijk maakt. Op maat van bpost. Dat spreekt vanzelf.
