Conditions générales
1. DÉFINITIONS
1.1. Dataline Solutions SA (ci-après dénommée DLS SA) avec numéro d’entreprise BE 0461.602.808: le prestataire de services/vendeur/loueur/donneur de licence.
1.2. Le client: la personne physique ou morale qui conclut avec DLS SA un contrat concernant l’octroi d’une licence d’utilisateur pour un progiciel standard ou pour un progiciel à écrire sur mesure par DLS SA, avec les opérations d’installation, formations et accords d’entretien y afférents, ou tout autre acte juridique.
1.3. Logiciel: le logiciel d’application standardisé et les opérations d’installation, formations et accords d’entretien y afférents, mis en œuvre pour la gestion et le traitement de l’information d’une entreprise de l’industrie de communication graphique.
1.4. Matériel: le hardware, y compris les systèmes d’exploitation, sur lesquels les logiciels sont exécutés, décrit dans les dispositions particulières.
1.5. Installation: la préparation à l’emploi initiale du logiciel, y compris une activation temporaire, à l’exception toutefois du chargement des fichiers et de l’entretien d’adaptation.
1.6. Activation: la désactivation du blocage informatique du logiciel, entre autres par l’utilisation d’une clef d’activation
1.7. Vice: une anomalie grave générale entre le fonctionnement ou la fonctionnalité du logiciel et le fonctionnement ou la fonctionnalité décrits dans la documentation, qui est propre aux logiciels installés et qui porte en même temps gravement atteinte à l’utilisation normale, prévue par le donneur de licence, étant toutefois bien entendu que le logiciel doit être utilisé
conformément aux prescriptions du donneur de licence, et le matériel requis suivant les prescriptions du donneur de licence et des constructeurs du matériel.
Ne peut jamais constituer un vice, chaque anomalie qui résulte de:
a. une mauvaise manipulation ou un usage incorrect ou impropre du logiciel ou du matériel ou des fautes dans les paramètres (le client est responsable pour le paramètrage du logiciel);
b. pannes d’électricité, incendie, catastrophes naturelles, accidents;
c. le fonctionnement et/ou l’installation parasitaire, inadéquat et/ou défectueux de matériel et/ou de logiciels, même si ce matériel et/ou ce logiciel n’est pas défectueux en soi;
d. fichiers endommagés.
Ne constitue, en tout cas, pas non plus un vice, toute remarque se rapportant à:
a. la vitesse à laquelle le matériel exécute le logiciel, à moins qu’une vitesse déterminée n’ait été expressément garantie dans le cadre d’une configuration de matériel convenu et décrit en détail
b. la mise en page de la visualisation et de la présentation des données, des formulaires et/ou des objets par le logiciel et/ou le matériel à l’égard de l’utilisateur, soit à l’écran soit par sortie imprimée.
1.8. Entretien (développement du logiciel): la mise à disposition du preneur de licence d’une version adaptée du logiciel où, outre des corrections éventuelles de fautes connues, le fonctionnement et la fonctionnalité du logiciel ont été améliorés, et auquel de nouvelles fonctions ont éventuellement été ajoutées.
1.9. Assistance au client: la fourniture d’informations au preneur de licence par téléphone (050 83 20 02), par fax et/ou par mail pendant les heures de travail de DLS SA en vue de résoudre les problèmes d’utilisation et/ou techniques communiqués.
1.10. Date anniversaire de l’activation: la date anniversaire de l’activation coïncide avec le début d’une nouvelle année civile. Uniquement pendant l’année de la conclusion du contrat, l’activation a lieu le premier jour du mois qui suit la signature du contrat et court jusqu’à la fin de l’année civile en cours.
2. CONTRAT
2.1. Les présentes Conditions générales s’appliquent à tous les contrats conclus par DLS SA, sauf convention contraire expresse par écrit et remplace tous les contrats dérogatoires préalables entre les parties.
2.2. Acceptation:
2.2.1. Les présentes Conditions générales sont applicables entre autres à des contrats concernant l’octroi d’une licence d’utilisateur pour un progiciel standard ou pour un progiciel à écrire sur mesure par DLS SA, avec les opérations d’installation, formations et accords d’entretien y afférents, et à toutes les obligations qui en résultent, sauf clauses contraires dans d’éventuelles Conditions particulières. Ces Conditions particulières se réalisent dans le cadre de l’offre et des accords ou document qui y sont expressément mentionnés.
2.2.2. Le client sera censé avoir pris connaissance de ces Conditions générales et particulières au moment de la conclusion d’un contrat avec DLS SA et les avoir acceptées, à moins que le refus exprès par écrit des conditions par le client ne soit notifié dans les 24 heures qui suivent la conclusion du contrat. Les deux documents constituent intégralement et exclusivement le contrat global.
2.2.3. L’acceptation susmentionnée implique la renonciation par le client à toute clause éventuellement contraire figurant dans ses propres Conditions générales éventuelles.
2.2.4. Chaque modification, supplément et/ou accord complémentaire ne sera applicable que s’il a fait l’objet d’un document écrit signé par les deux parties qui fera alors partie intégrante du contrat.
2.3. DLS SA s’engage à respecter la confidentialité de toute information concernant l’entreprise du client.
3. OFFRES ET DEVIS
3.1. Les offres et les devis, sous quelque forme que ce soit, sont sans engagement et n’obligent aucunement DLS SA, tant qu’ils ne font pas l’objet d’un document écrit et signé, et font alors partie des Conditions particulières. L’offre se limite à ce qui y est expressément mentionné.
3.2. Ils s’appliquent toujours à une livraison à l’adresse du client.
3.3. Les offres restent valables pendant une période de deux mois à compter de la date de leur rédaction.
3.4 La TVA et les autres taxes ou prélèvements y sont mentionnés séparément, sinon les offres et les devis sont hors TVA, autres taxes ou prélèvements.
4. CAUTIONNEMENT
4.1. Si la position financière, c.q. l’état de paiement des factures du client y donne lieu, DLS SA peut demander une garantie de paiement avant de commencer ou de poursuivre l’exécution du contrat. DLS SA peut suspendre l’exécution jusqu’à ce qu’un cautionnement suffisant ait été fourni. DLS SA a le droit d’interrompre l’utilisation du logiciel après mise en demeure sous pli recommandé avec clause d’avertissement jusqu’à ce que le client ait respecté son obligation de payer.
4.2. Si dans les trois mois qui suivent la demande de cautionnement, il n’y a pas été donné suite, DLS SA aura le droit de dissoudre le contrat, sans préjudice d’une indemnité - exclusivement pour DLS SA s’il y a lieu.
4.3. Le client ne peut toutefois jamais se prévaloir d’aucun droit d’indemnisation en raison de la suspension d’exécution en matière de défaut de cautionnement.
5. DROIT DE RESILIATION
5.1. Dans le chef du client:
5.1.1. Lorsque le client résilie le contrat unilatéralement, DLS SA a droit à l’indemnisation de tout son travail, de toutes ses dépenses et de tout les bénéfices qu’il aurait pu gagner en vertu du présent contrat. Il conservera en tout cas les paiements effectués à ce moment-là à titre d’acompte sur ce décompte.
5.1.2. Si un contrat d’entretien ou un contrat à modalités spéciales (voir article 12) est résilié par le client, le montant total de la période contractuelle en cours reste acquis à DLS SA. Les contrats d’entretien sont conclus par période de 12 (douze) mois.
5.2. Dans le chef de DLS SA:
5.2.1. DLS SA peut à tout moment résilier le contrat pour cause de non-exécutions manifestes du client en raison desquelles elle n’est pas à même d’exécuter son contrat chez le client.Le cas échéant, DLS SA a droit, indépendamment de l’état d’exécution du contrat, à une indemnité égale à la différence du montant déjà payé à ce moment-là, d’une part, et 75 (septante-cinq) % du montant du contrat, d’autre part. Si à ce moment-là, plus de 75 (septante-cinq) % a déjà été payé, DLS SA garde le montant reçu.
5.2.2. S’il est procédé à la résiliation pour des motifs autres que les motifs susmentionnés ou en raison d’un cas de force majeure, DLS SA remboursera tout simplement les paiements effectués, sans que le client ne dispose d’aucun autre droit d’action.
6. LIVRAISON
6.1. Généralités
6.1.1. Le délai ou les moments de livraison prévus dans les Conditions particulières sont approximatifs.DLS SA mettra tout en œuvre pour respecter ces délais ou moments de livraison, mais a toujours le droit de les adapter. Les délais prennent cours au moment de la réception de l’acompte.
6.1.2. Si la livraison prévue dépasse toutefois le délai ou le moment prévu et cela par la faute du client, il sera loisible à DLS SA de résilier le contrat. Aucune exception à cette règle n’est possible sans le consentement écrit préalable de DLS SA.
6.1.3. La livraison de matériel fait passer le risque au client.
6.2. Objet
6.2.1. Progiciels standard
6.2.1.1. Produits - Sont ceux qui sont expressément repris et décrits en tant que tel dans les Conditions particulières.
6.2.1.2. Installation - Pour permettre une installation optimale, le client est tenu de donner préalablement une description détaillée de son matériel et de ses logiciels existants. En vue du fonctionnement optimal de ses produits, DLS SA informera le client des conditions minimum à remplir pour assurer le bon fonctionnement des produits de DLS. DLS SA respectera à tout moment son devoir d’information tel que décrit dans le présent contrat, mais ne peut aucunement être actionnée pour des problèmes éventuels concernant le matériel/les logiciels autres que ceux mis à la disposition du client par DLS SA.
6.2.1.3. Formation - Le client est tenu de donner une description détaillée du niveau de formation pertinent du personnel qui sera tenu de travailler avec les produits. La formation prévue est décrite dans l’offre.En principe, la formation n’est pas obligatoire, mais elle peut être rendue obligatoire lorsque le client n’est manifestement pas suffisamment préparé. Le client s’engage à inscrire tous ses nouveaux collaborateurs n’ayant pas de certificat de formation de DLS valable aux formations nécessaires du logiciel. À des buts éducatifs, les sessions de formation à distance peuvent être enregistrées. Si vous le souhaitez, ces enregistrements peuvent être mis à la disposition des clients par un lien privé servant d'ouvrage de référence. Si cela n'est pas souhaité, cela doit être indiqué par e-mail avant le début de la formation.
6.2.1.4. Entretien - Un contrat d’entretien implique que DLS SA rend des services relatifs aux logiciels livrés afin de permettre une utilisation optimale; cela implique également le droit aux mises à jour et aux nouvelles versions, toujours sur demande du client. S’il faut procéder à une conversion de données, celle-ci est à la charge du client, et sera facturée séparément.Ce contrat ne comprend pas non plus les frais de déplacement et d’installation. L’achat d’un ou de plusieurs produits de DLS SA implique automatiquement et sans aucune autre formalité qu’un contrat de service est conclu pour une période allant jusqu’à la fin de cette année, délai qui commence à courir après la date d’installation.Le contrat de service est prolongé automatiquement et de plein droit, à moins que le client ne dénonce l’utilisation du logiciel expressément par lettre recommandée adressée à DLS SA trois mois avant la date anniversaire de l’activation. Une dénonciation de l’utilisation du logiciel implique que le client renonce définitivement à tous les droits - prétentions qu’il pourrait faire valoir concernant le logiciel. Cette clause reste applicable pendant toute la durée de la relation commerciale entre DLS SA et le client. Les détails particuliers en ce qui concerne les prix etc. sont expressément réglés dans les Conditions particulières.
6.2.1.5. Helpdesk - Le contrat de service offre au client les avantages décrits dans le Service Level Agreement (SLA) signé de DLS SA.
6.2.2.1. Produits - Le développement sur mesure se fait toujours sur la base d’une analyse de projet donnant lieu à une proposition concrète avec étalement et prix correspondant. Les factures sont dressées par mois et par phase terminée. Des extensions de la mission dans le courant de l’exécution donnent lieu à une adaptation du prix et de la période d’exécution.
6.2.2.2.Installation - Idem article 6.2.1.2.
6.2.2.3. Formation - Idem article 6.2.1.3.
6.2.2.4. Entretien - L’entretien est expressément réglé dans les Conditions particulières.
6.2.3. Exclusions
6.2.3.1. DLS SA n’intervient pas au niveau de la solution de problèmes de matériel, ni au niveau des systèmes d’exploitation, et n’agit pas en tant que conseiller dans ce cadre.
6.2.3.2. Elle se limite à soutenir les logiciels mentionnés dans les Conditions particulières.
6.2.4. Droits de propriété et octroi de droits conformément à l’article 8 ci-après.
6.3. Nature de l’obligation
6.3.1. Dans tous les cas, DLS SA se limite à contracter une obligation de moyens.
6.3.2. DLS SA n’est aucunement responsable de dommages - en ce compris, mais sans que cette énumération ne soit limitative, les dommages du chef de perte de bénéfices, interruption du travail, perte d’information d’entreprise ou tout autre perte financière ou autre - résultant de l’utilisation ou de la réception du produit de DLS SA, même si DLS SA a été informée du risque de tels dommages. Le client confirme toujours qu’il dispose d’une copie de sauvegarde récente du support de données sur lequel l’installation sera faite.
6.3.3. DLS SA ne peut être tenue responsable de dommages dus à une cause autre que celle se rapportant directement au produit vendu par DLS SA. DLS SA ne peut aucunement être actionnée pour des problèmes de logiciels de quelque nature que ce soit, ni pour des problèmes de logiciel causés par d’autres produits que ceux achetés par le client chez DLS SA.
6.3.4. En outre, la responsabilité de DLS SA - si celle-ci était établie - ne pourra jamais aller au-delà du montant du contrat global ou de la période contractuelle en cours qui a été payé en vertu des Conditions particulières, et limité aux montants se référant à l’indemnité pour la licence.
6.4. Tous les frais de livraison, y compris les frais de déplacement, sont à la charge du client; le cas échéant, ils seront expressément mentionnés dans les Conditions particulières, sans que cela ne soit toutefois une condition indispensable.
6.5. Refus d’acceptation et renvois
6.5.1. Le refus d’acceptation doit être motivé par écrit par le client dans les 48 heures qui suivent la livraison.
6.5.2. Après que DLS SA a accepté le renvoi par avis écrit, le client peut retourner les biens aux risques et périls et aux frais de DLS SA.
6.5.3. Des biens renvoyés à tort restent à la disposition du client aux risques et périls de celui-ci, tous les frais, par exemple du renvoi, étant à sa charge.
6.6. Force majeure
DLS SA n’est aucunement responsable de situations de force majeure. Sont considérés comme force majeure - sans que cette énumération soit limitative - entre autres les faits / événements suivants: d’éventuelles imperfections et bogues dans les programmes écrits par DLS SA, d’éventuelles fautes et bogues dans les programmes soutenus par DLS SA et le transfert de virus sur les supports livrés par DLS SA.
7. LICENCES
7.1. Objet. Le donneur de licence accorde au preneur de licence un droit non exclusif et non cessible sur les logiciels, ainsi que sur leurs adaptations dans le cadre de l’entretien.Le donneur de licence procédera au moins une fois par an à un entretien en mettant une version adaptée à la disposition. L’utilisation dans un réseau est autorisée à condition que les logiciels ne soient pas installés/ ne puissent être utilisés sur plus d’ordinateurs branchés que le nombre qui a été expressément admis par écrit suivant les conditions particulières du présent contrat. Le logiciel est mis en service lorsqu’il a été chargé dans la mémoire vive ou dans la mémoire virtuelle.
7.2. Les deux parties déclarent avoir pris connaissance que les modules et les licences inclus dans cette commande sont le résultat d’un entretien d’embauche et remplacent toutes les communications précédentes. Au cas où il apparaîtrait dans la période suivante que des modules et / ou des licences supplémentaires sont nécessaires, un devis sera proposé pour cela.
7.3. Prix de licence unique, avec abonnement de mise à jour annuelle dans le cadre d’un entretien d’adaptation.Le preneur de licence est redevable d’un prix de licence unique égal au montant déterminé et calculé suivant les éléments du logiciel souscrit par le preneur de licence. Le preneur de licence est en outre redevable à la date anniversaire de l’activation d’un prix d’abonnement du chef d’entretien d’adaptation dans le cadre de l’investissement de logiciel. Le prix d’abonnement peut être adapté par le donneur de licence, relative à l’évolution du prix de revient des éléments, à l’inflation et au réajustement de l’index. L’augmentation ou la diminution du prix d’abonnement peut s’élever à 15 (quinze) % par an au maximum.
7.4. Installation. Sauf convention contraire par écrit, le preneur de licence installe le logiciel, mais toujours en respectant les instructions du donneur de licence. Dans ce cas, le Logiciel est livré, au choix du donneur de licence, sur un support informatique courant ou par internet. Le preneur de licence veillera à ce que les appareils sur lesquels est installé le logiciel réponde à la configuration requise par le donneur de licence.
7.5. Durée, fin et suspension. Sans préjudice de son droit de demander la résiliation et une indemnisation à la charge du preneur de licence pour cause de non-exécution, le donneur de licence peut à tout moment résilier entièrement ou partiellement le présent contrat, sans motivation, par lettre recommandée de résiliation en observant un délai de préavis de six mois.Sauf dans les cas particuliers déterminés ci-après, le donneur de licence s’engage toutefois à ne pas terminer le présent contrat par une telle résiliation non motivée avant l’expiration d’une période de cinq ans à compter de l’activation initiale du logiciel. Le donneur de licence peut à tout moment, même avant l’expiration d’une période de cinq ans à compter de l’activation, résilier le contrat dans les cas suivants:
a. la faillite du preneur de licence;
b. la liquidation volontaire du preneur de licence;
c. la demande d’un concordat judiciaire par ou sur ordre du preneur de licence;
d. la demande d’un règlement collectif de dettes par ou sur ordre du preneur de licence;
e. la violation des droits intellectuels sur le logiciel;
f. des actes du preneur de licence qui facilitent la violation des droits intellectuels;
g. l’introduction alternative d’un logiciel techniquement tout à fait neuf par le donneur de licence.
h. Le preneur de licence peut également terminer le contrat de licence par lettre recommandée pour la date anniversaire de l’activation en respectant un délai de préavis de 3 mois. Le donneur de licence est à tout moment autorisé, sans qu’une mise en demeure ne soit requise, à suspendre l’exécution de ses obligations suivant le contrat de licence ou suivant les contrats accessoires en cas de non paiement de factures échues du donneur de licence.
En particulier, le droit d’usage du logiciel sera suspendu de plein droit et sans qu’une mise en demeure ne soit nécessaire en cas de:
a. non-paiement du prix de licence dans le mois qui suit l’installation;
b. non-paiement du contrat d’entretien annuel dans les 180 jours qui suivent la date anniversaire de la dernière activation.
La suspension vaut toujours jusqu’au moment ou le preneur de licence a accompli l’obligation compensatoire en question.
Dans tous les cas susmentionnés, le donneur de licence est autorisé à assurer l’exécution de ces dispositions en se servant du blocage informatique du logiciel, entre autres, mais sans que cela ne soit exhaustif, par l’utilisation de clefs d’activation.
7.6. Garantie.
7.6.1. Recours à la garantie. A la fin de l’installation, le preneur de licence et/ou ses préposés testera (testeront) l’installation.Dans ce cadre, il sera contrôlé si tous les éléments du logiciel ont effectivement été installés, si les éléments installés sont prêts à être utilisés et si les éléments installés peuvent exécuter les fonctions et les tâches standard. Les remarques éventuelles du preneur de licence en ce qui concerne l’installation et les tests susmentionnés doivent être communiqués au donneur de licence dans les huit jours, soit par lettre recommandée soit par fax.
7.6.2. Le preneur de licence ne peut prétendre à l’exécution de l’obligation de garantie du donneur de licence si:
a. le preneur de licence n’a pas ou pas entièrement payé le prix de la licence, après mise en demeure ou non
b. le preneur de licence ne dispose pas d’une copie de sauvegarde récente des fichiers;
Le preneur de licence ne peut prétendre au remboursement du prix de licence que si le preneur de licence prouve cumulativement:
a. que le défaut ou les défauts ne peut ou ne peuvent être enlevés;
b. que le défaut ou les défauts est ou sont de nature à rendre le logiciel totalement inutilisable;
c. que le défaut ou les défauts n’est pas ou ne sont pas la conséquence d’un travail sur mesure réalisé aux risques exclusifs du preneur de licence;
d. qu’on a permis au donneur de licence de constater que le logiciel a été définitivement effacé de quelque support informatique ou de quelque mémoire que ce soit en possession du preneur de licence, ou que ces supports informatiques et/ou mémoires ont été remis gratuitement au donneur de licence. Le preneur de licence ne peut en aucun cas être tenu responsable des dommages consécutifs de quelque vice ou manquement que ce soit, comme par exemple pour perte de bénéfices, même si le vice ou le manquement s’accompagne d’une perte de données.
7.7. Travail sur mesure. Sauf en raison de l’exécution d’un contrat écrit particulier et dérogatoire de livraison de travail sur mesure, les demandes individuelles d’installer sur le matériel du preneur de licence le logiciel avec un fonctionnement ou une fonctionnalité additionnel(le/s) et/ou modifié(e/s) ne seront exécutées qu’au mieux et toujours aux risques et périls exclusifs du preneur de licence qui est tenu de vérifier l’adaptation ou les adaptations individuelle(s). Dans ce cas, le donneur de licence ne sera pas responsable de la perte de fonctionnalités du logiciel, ni d’aucun autre vice qui serait communiqué après qu’une modification quelconque a été apportée au logiciel en vue de l’exécution d’une telle demande individuelle du preneur de licence. Dans ce cas, le donneur de licence ne répondra pas non plus du bon fonctionnement des modifications apportées proprement dit. Le donneur de licence se réserve en tout cas le droit de facturer séparément et additionnellement un tel travail sur mesure et le suivi des tests y afférents en plus du prix de licence et de la contribution au développement. En l'absence d'une spécification fonctionnelle écrite, DLS SA ne peut être tenue pour responsable de tout usage particulier que le client pourrait avoir en rapport avec le projet. En outre, dans ce cas, DLS SA est totalement libre de fournir les services de la manière qu'elle juge appropriée.
7.8. Assistance au client. Pendant la durée du contrat d’entretien et en cas de paiement correct des factures, le donneur de licence peut prétendre à l’assistance au client comme indiquée clairement dans chaque contrat. Les interventions sur place et l’indemnité kilométrique ne sont pas comprises.
7.9. Droits de propriété. Tous les droits de propriété intellectuelle sur le logiciel reviennent au donneur de licence ou à ses fournisseurs. Il est interdit au preneur de licence et, le cas échéant, à des tiers, sauf autorisation écrite du donneur de licence ou aux termes des dispositions de droit impératif:
a. de copier le logiciel, sauf pour en faire des copies de réserve ou à des fins d’archivage. Il est autorisé au preneur de licence de faire deux copies de réserve;
b. de traduire, d’adapter, d’arranger, de décompiler, de désassembler ou de modifier d’une autre manière le logiciel;
c. d’effectuer quelque type d’entretien du logiciel que ce soit, même un entretien correctif;
d. de céder à des tiers les droits ou obligations résultant du présent contrat;
e. de mettre le logiciel directement ou indirectement et sous quelque forme que ce soit, contre rémunération ou non, à la disposition de tiers en vue de quelque objet que ce soit.
A la fin du présent contrat, le preneur de licence détruira de quelque manière que ce soit tous les exemplaires du logiciel, en effaçant de manière définitive les supports d’informations et/ou les mémoires en question, et en fournira la preuve au donneur de licence, ou en remettant ces supports d’information et/ou mémoires gratuitement au donneur de licence.
Sauf preuve des dommages réels, une ou plusieurs violations des droits de propriété du donneur de licence donnera ou donneront lieu à une indemnité forfaitaire de 3.500,00 EUR par support d’information et/ou mémoire sur lequel ou laquelle se trouve un exemplaire du logiciel, ou une partie de celui-ci, contrairement aux droits de propriété intellectuelle du donneur de licence et/ou en conséquence d’une violation de ces droits de propriété intellectuelle.
8. ENTREE EN VIGUEUR
8.1. Tant que le client n’a pas payé le prix entier des livraisons, les droits accordés n’entrent pas en vigueur.
8.2. Tant que les droits ne sont pas entrés en vigueur, le client garantit DLS SA de tous les dommages pouvant résulter de leur utilisation.
9. COMMUNICATION
9.1 DLS SA ou l’une des sociétés apparentées, est autorisée à raconter respectueusement dans sa communication, sa collaboration avec d’autres entreprises. Les textes peuvent être fournis à l’avance pour information.
10.RECLAMATIONS
10.1. Des réclamations en ce qui concerne les livraisons ou l’exécution du contrat en général, doivent parvenir à DLS SA par écrit dans les 8 (huit) jours ouvrables qui suivent la livraison, c.q. la constatation du manquement, sous peine d’irrecevabilité.
10.2. En cas de réclamation fondée formulée en temps utile, DLS SA mettra tout en œuvre pour assurer dans un délai raisonnable une réparation gratuite, c.q. une nouvelle livraison. Cela ne créera aucunement un droit pour le client à une indemnisation.
11 TRAITEMENT DES DONNEES
11.1 Portée et object
Dans le cadre et aux fins de la réalisation des services en vertu du contrat, le client transfère des données à caractère personnel à DLS SA et charge et instruit DLS SA de traiter ces données à caractère personnel conformément aux dispositions du présent contrat. Les données à caractère personnel seront traitées dans le but d’exécuter les prestations de services en application du contrat, notamment aux fins suivantes :
a) Administration des employés par les RH.
b) Administration des avantages sociaux et des salaires des employés.
c) Conformité avec les réglementations et lois fiscales et sociales.
d) Gestion des plans de développement et de formation des employés.
e) Développement personnel et évaluation des performances des employés.
f) Planification et organisation du travail.
g) Études et recherches scientifiques
h) Opérations de mesures de référence.
i) Fourniture d’accès aux systèmes d’information et aux installations
j) Amélioration continue des services.
k) Conformité avec la Législation relative à la protection des données à caractère personnel, les exigences de sécurité de l’information et les contrats de niveau de service.
l) La gestion des réclamation avec et entre le client, DLS SA, les personnes concernées et/ou des parties tierces, également au- delà de la résiliation du contrat pour quelque cause se soit.
m) Toute autre finalité du traitement des données à caractère personnel convenue entre les parties dans le contrat de services applicable, un bon de commande ou autre document du contrat.
Afin d’éviter toute ambiguïté, des données à caractère personnel seront traitées au- delà de la résiliation du contrat pour les objectifs sous (c), (g), (h) et (l)
11.2 Cahier des charges pour le traitement des données
Tout traitement de données à caractère personnel en vertu du présent contrat sera réalisé conformément à la Législation relative à la protection des données à caractère personnel ((A)(i) jusqu’au 24 mai 2018, la Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et la transposition de cette directive dans les législations nationales pertinentes et (ii), à partir du 25 mai 2018, le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « Règlement général relatif à la protection des données » ou « GDPR »)), (B) les autres Lois découlant de cette Directive ou de ce Règlement (A et B ensemble « Législation UE ») et/ou (C) toute autre Loi de tout autre pays relative à la protection des données à caractère personnel ou de la vie privée). DLS SA n’est toutefois pas responsable du respect de législations et de réglementations applicables au client ou à l’industrie du client, qui ne sont pas applicables à DLS SA en tant que fournisseur de services, sauf disposition contraire explicite entre les parties. Aux fins de la prestation des services, DLS SA est un sous- traitant qui agit pour le compte du responsable du traitement des données, et plus spécifiquement, le client. En tant que sous-traitant, DLS SA n’agira que sur les instructions du client. Le contrat constitue les instructions complètes que le client donne à DLS SA concernant le traitement des données à caractère personnel. Toutes instructions additionnelles ou différentes doivent être convenues par écrit entre les parties. L’instruction suivante relative au traitement des données à caractère personnel est réputée émaner de DLS SA: (1) traitement conformément au contrat et (2) traitement commencé par les utilisateurs du client dans le cadre de leur utilisation des services.
Le traitement de données personnelles concerne des données à caractère personnel de candidats, travailleurs, contractuels, agents et autres collaborateurs actuels et anciens du client, ainsi que de tiers indiqués par les personnes susmentionnées comme membres de la famille ou personnes de contact, et concerne entre autres les données à caractère personnel suivantes :
a) Renseignements personnels tels que le nom, la date de naissance, etc.
b) Renseignements de contact tels qu’adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone, etc.
c) État civil et informations relatives au partenaire et aux enfants.
d) Données de paiement, notamment le numéro de compte en banque.
e) Numéro de travailleur.
f) Fonction (description).
g) Données relatives au contrat de travail de l’employé, notamment, entre autres, le salaire brut, les compensations et autres avantages sociaux.
h) Le numéro de sécurité sociale (si nécessaire pour les déclarations à l’Administration), tel que le Rijksregisternummer (INSZ) en Belgique ou le Burgerservicenummer (BSN) aux Pays-Bas.
i) Frais.
j) Enregistrement du temps de travail et informations sur les absences.
k) Qualifications, notamment CV et références.
l) Informations relatives à l’éducation, la formation, etc. que la Personne concernée a reçue ou suivra.
m) Informations concernant le développement personnel et les évaluations.
n) Mécanismes d’Authentification afin d’utiliser les services, tels que le nom d’utilisateur, l’adresse IP, le nom du PC, etc.
o) Activités réalisées par les utilisateurs du client dans le cadre de leur utilisation des services.
p) Autre catégorie de données à caractère personnel convenue entre les parties dans le contrat de services applicable, un bon de commande ou tout autre document faisant partie intégrante du contrat.
DLS SA peut diriger au client toute demande d’une personne concernée, notification de violation de données à caractère personnel, demande d’audit ou de recherche et toute autre demande. Ensuite, le client distribuera une telle demande ou notification au responsable concerné et DLS SA se réserve le droit de diriger une telle demande ou notification directement au responsable concerné.
11.3 Droits des personnes concernées
DLS SA doit, dans la mesure du possible, coopérer avec le client et l’aider à remplir son obligation de réponse aux personnes concernées qui demandent à exercer leurs droits.
11.4 Divulgation
11.4.1 DLS SA ne divulguera aucune donnée à caractère personnel à un tiers, sauf (1) à la demande du client, (2) tel que prévu dans le contrat, (3) tel que l’exige le traitement par des sous- contractants agréés conformément à l’article 19.6 ou (4) tel que la loi l’exige. Si le client donne à DLS SA l’instruction de transférer des données à caractère personnel à une partie tierce engagée contractuellement par le client, il relève de la seule responsabilité du client de conclure avec une telle partie un accord écrit concernant la protection de ces données à caractère personnel, en ce compris, le cas échéant, les obligations imposées par les Clauses contractuelles types. Le client couvrira, défendra et dégagera DLS SA de toute responsabilité pour toutes pertes quelconques découlant d’un tel transfert de DLS SA à la partie tierce engagée contractuellement par le client, sauf si et pour autant que les pertes sont attribuables à des défauts avérés de DLS SA.
11.4.2 DLS SA déclare et garantit que les personnes qui agissent en son nom et qui sont autorisées à traiter des données à caractère personnel s’engagent à protéger la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel conformément aux dispositions du présent contrat. À cette fin, DLS SA est tenue d’informer les personnes qui agissent en son nom et qui ont accès aux données à caractère personnel des exigences applicables et de garantir le respect de telles exigences moyennant des obligations de confidentialité contractuelles ou légales.
11.5 L’effacement et restitution des données à caractère personnel
Au terme du contrat, DLS SA effacera toutes les données à caractère personnel de ses systèmes ou les rendra anonymes (sans préjudice de toutes archives de sauvegarde) après l’expiration de toutes les exigences légales et réglementaires pertinentes en matière de conservation. Si DLS SA doit conserver des données utilisées pour contrôler le traitement correct des données conformément à la mission, ou des données qui doivent satisfaire aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des données, DLS SA est compétente pour conserver ces données en accord avec les délais de conservation respectifs après la résiliation ou l’expiration du contrat, et DLS SA conservera ces données de manière sûre après l’échéance des exigences concernant la conservation des données.
11.6 Recours à des sous-contractants
11.6.1 Le client reconnaît et accepte expressément que DLS SA peut transférer des données à caractère personnel à des sous- contractants tiers aux fins de la réalisation des prestations de services.
11.6.2 De tels sous-contractants à qui DLS SA transfère des données à caractère personnel ne seront autorisés à recevoir ces données que pour fournir les services que DLS SA leur a confiés et ne seront pas autorisés à utiliser de telles données à caractère personnel à d’autres fins. DLS SA demeure responsable du respect par un tel sous-contractant des obligations que le contrat impose à DLS SA, en ce compris le présent contrat.
11.6.3 DLS SA communiquera d’avance au client tous les sous- contractants qui traiteront des données à caractère personnel en lien avec l’exécution des prestations de services et mettra en place un mécanisme de notification afin d’informer le client de tout changement concernant les sous-contractants. En signant le présent contrat, le client autorise le recrutement des sous- contractants établis sur la liste des sous-contractants comme fournie au client ou disponible sur le site web de DLS SA à la date d’entrée en vigueur. DLS SA conclura avec un tel sous- contractant des contrats écrits comprenant des obligations non moins protectrices que celles contenues dans le présent contrat, en ce compris les obligations imposées par les Clauses contractuelles types, le cas échéant. Le client accorde explicitement à DLS SA un mandat en vue de signer et de faire respecter au sous-contractant de DLS SA les Clauses contractuelles types, au nom et pour le compte du client. Lesdites Clauses contractuelles types seront régies par le présent contrat. ‘Clauses contractuelles types’ désigne les clauses contractuelles standard dont la Commission européenne, se fondant sur l’article 26 (4) de la Directive 95/46/CE, a décidé qu’elles offrent une protection suffisante aux transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers, ou les clauses relatives à la protection des données adoptées par la Commission européenne ou par une autorité de supervision et approuvées par la Commission européenne conformément à la procédure d’examen énoncée à l’article 93(2) du GDPR. Les clauses relatives à la protection des données conformément au GDPR remplacent et prévalent sur toute autre clause contractuelle type adoptée sur la base de la Directive 95/46/CE dans la mesure où elles visent à couvrir le même type de relation en matière de transfert de données.
11.7 Mesures techniques et organisationnelles
DLS SA a mis en œuvre et maintiendra les mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de protéger les données à caractère personnel. Pendant la durée du présent contrat, le client peut demander à DLS SA de lui fournir, dans un délai raisonnable, une description actuelle des mesures techniques et organisationnelles de protection mises en œuvre.
11.8 Représentant chargé de la protection de la vie privée et des données
DLS SA désignera un ‘Délégué à la protection des données’ chargé des questions relatives à la protection de la vie privée et des données. Ce Délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante:
DLS SA ; À l’att. de : Délégué à la protection des données; Autobaan 21, 8210 Loppem, Belgique; contact.dpo@dataline.eu
11.9 Violation de données à caractère personnel
En cas de violation de données à caractère personnel, et quelle qu’en soit la cause, DLS SA le notifiera immédiatement au client après avoir eu connaissance d’une telle violation de données à caractère personnel. Les deux parties sont d’accord de collaborer pleinement à un tel examen et à se prêter assistance pour faire respecter les exigences et procédures applicables concernant le signalement d’une violation de données à caractère personnel.
11.10 Analyse d’impact relative à la protection des données
Si le client est tenu de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données, DLS SA devra coopérer avec le client et l’aider à réaliser cette analyse afin de lui permettre de remplir ses obligations.
11.11 Responsabilités du client
11.11.1 Le client est seul responsable de la légalité des données à caractère personnel et de leur traitement en application du contrat.
11.11.2 Le client déclare et garantit que lorsqu’il fournit des données à caractère personnel à DLS SA pour traitement par cette dernière:
- Il a dûment informé les personnes concernées de leurs droits et obligations et, en particulier, qu’il les a informées de la possibilité que DLS SA (ou une catégorie de fournisseurs de services à laquelle DLS SA appartient) traite leurs données à caractère personnel en son nom et conformément à ses instructions;
- qu’il a respecté la Législation relative à la protection des données à caractère personnel lors de la collecte et de leur communication à DLS SA;
- Le client doit adopter toutes les mesures raisonnables afin de tenir les données à caractère personnel à jour pour s’assurer qu’elles sont exactes et complètes au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
11.11.3 Le client doit mettre en œuvre et maintenir les mesures techniques et organisationnelles requises de protection des données pour les composants qu’il fournit ou contrôle, entre autres les stations de travail connectées aux services de DLS SA, les mécanismes de transfert de données utilisés et les identifiants délivrés au personnel du client.
11.12 Notifications
Sauf interdiction légale, DLS SA notifiera le client dès que raisonnablement possible si, relativement au données caractère personnel du client, elle ou l’un de ses sous-contractants:
- reçoit une demande de renseignements, une citation à comparaître ou une demande d’inspection ou d’audit provenant de pouvoirs publics compétents concernant le traitement;
- reçoit une instruction qui enfreint la Législation relative à la protection des données à caractère personnel et/ou les obligations énoncées dans le présent contrat.
11.13 Conformité
DLS SA aidera le client à démontrer qu’il est en conformité avec la Législation relative à la protection des données à caractère personnel en mettant à sa disposition, à la demande de ce dernier, toutes les informations nécessaires.
12. GARANTIE
12.1. Objet
12.1.1. La garantie concernant le logiciel est réglée sous l’article 8.5.
12.1.2. La garantie implique que DLS SA-SA mettra tout en œuvre, à son gré, pour essayer de réparer les manquements communiqués ou pour assurer une telle réparation.
12.1.3. DLS SA n’accorde aucune garantie en ce qui concerne les progiciels et la documentation y afférente, ni expressément ni implicitement, concernant - entre autres, mais pas exclusivement - la qualité ou l’appropriation et/ou l’adaptation à une application déterminée. DLS SA ne garantit pas non plus que l’application des progiciels sera exempte de pannes ou de fautes.
12.1.4. Toute réclamation à cet égard doit être communiquée par écrit et sous pli recommandé à DLS SA immédiatement après la constatation du manquement, c’est-à-dire dans les 48 heures, sous peine de déchéance de ce droit. L’indemnisation de dommages supplémentaires dus à une communication tardive ne peut être réclamée de DLS SA.
12.2. Délai et déchéance de la garantie
12.2.1. La garantie de vaut jusque 1 mois après la dernière opération d’installation; ensuite, la sécurité de fonctionnement ne sera plus garantie que par un contrat d’entretien.
12.2.2. Chaque garantie échoit si le client a fait effectuer des travaux de réparation ou d’autres travaux par des tiers, à moins que DLS SA n’ait préalablement communiqué son accord par écrit.
13. GROUPES D’UTILISATEURS
L’extension et la modification des caractéristiques des progiciels sont également déterminées par les groupes d’utilisateurs. Chaque client a le droit de faire partie des groupes d’utilisateurs spécifiques. Des décisions de ces groupes n’engagent DLS SA que dans la mesure où celle-ci doit en tenir compte de manière optimale.
14. MODALITES PARTICULIERES
14.1. DLS SA peut exceptionnellement permettre à un client d’acquérir une licence limitée dans le temps ou de régler les indemnités d’une licence illimitée dans le temps par des montants mensuels. A cet effet, on calculera un pourcentage sur le montant du progiciel même (livraison et licence) et/ou sur le montant des frais récurrents qui constituera alors le montant de l’indemnité. En cas d’étalement financier le client souscrit à se porter garant personnellement pour le montant d’investissement intégral/à fournir les documents financiers nécessaires si besoin est (sur demande explicite de l’institution financière).Les frais récurrents augmentés avec un intérêt minimal pour le paiement en échelonnement doivent être payé avec un virement automatique.En cas d’une annulation unilatérale du virement automatique par le client, DLS SA facturera un forfait de 75 euro pour les frais administratifs.
14.2. Dans ce cas, les frais de l’installation, de l’aménagement et de la formation doivent toujours être payés au comptant et ne peuvent être portés en compte dans le montant mensuel.
14.3. Ce choix oblige le client à s’engager pour une période de trois années consécutives au minimum.
14.4. Il est toutefois toujours loisible au client de revenir à relation d’achat et de licence normale. Dans ce cas, la moitié du montant déjà payé, hors frais d’installation, d’aménagement et de formation, sera déduite de l’investissement total pour le logiciel.
14.5. Le client refusera d’engager directement ou via autres, immédiatement ou plus tard toute personne de DLS SA. Dans le cas contraire il acceptera d’indemniser DLS SA pour un montant forfaitaire équivalent à 18 mois de salaires de la personne engagée.
15. PAIEMENT
15.1. Le client accepte l’emploi de factures pro forma. Après paiement de cette facture, le client recevra la facture originale.
15.2. Un acompte de 35 (trente-cinq) % devient exigible au moment de la signature des Conditions particulières. 40 (quarante) % devient exigible au moment de la livraison et le solde est dû au plus tard 15 jours après la livraison.
15.3. Les factures doivent être payées au plus tard 10 (dix) jours après la date de la facture. En cas de paiement tardif, il est dû à DLS SA un intérêt moratoire égal au taux d’intérêt légal, majoré de 3 (trois) %. En outre, une indemnisation forfaitaire de 10 (dix) % sur le montant restant impayé avec un minimum de € 75,00 et un maximum de € 75.000,00 sera due. Ces intérêts moratoires et indemnisation sont dus de plein droit à partir de l’échéance des factures et sans mise en demeure préalable.
15.4. Le droit de rétention en faveur de DLS SA est expressément reconnu par le client.
15.5. En ce qui concerne les contrats d’entretien et les contrats à modalités particulières (point 12), le client est tenu de donner un ordre permanent à son institution financière.
15.6. Des formes de paiement autres qu’un virement / versement des montants sur le compte de DLS SA ne peuvent jamais donner lieu à une novation.
16. DISPONIBILITE
16.1. Le client s’engage à accorder à DLS SA toutes les facilités, tant au niveau du personnel, qu’au niveau de la logistique, de l’espace et autres pour que celui-ci puisse remplir dûment ses obligations.Cela se fera conformément au planning commun.
16.2. Des manquements à cet égard peuvent donner lieu à la résiliation du contrat pour cause de non-exécutions.
17. NULLITES
17.1. La nullité ou l’invalidité d’une disposition particulière des Conditions générales n’entraîne pas la nullité du contrat entier.
17.2. La disposition nulle est remplacée d’un commun accord entre les parties par une disposition valable ayant la même portée.
18. DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAL COMPETENT
18.1. Toutes les obligations du présent contrat sont exclusivement régies par le droit belge.
18.2. Le tribunal compétent est celui du siège social de DLS SA.