Omdat jouw printbedrijf het nodig heeft: een masterplan voor software.

25 Feb 2020

De investeringen in software verdienen een algemene, strategische planning. Het is tijd om een stap terug te zetten om de processen van uw kernactiviteiten te beoordelen maar ook om na te gaan hoe software de stappen helpt, belemmert, optimaliseert of, in het ideale geval, automatiseert die je elke dag nodig hebt om de beloften aan jouw klanten waar te maken.

Het gevecht om aandacht.

Wie een printbedrijf heeft, wordt als manager of eigenaar geconfronteerd met een aanhoudende strijd voor zijn aandacht. Je kan je elke dag op het werk verliezen in alle problemen waarbij om uw aandacht wordt gevochten. Voeg aan deze dagelijkse beslommeringen nog de overweldigende realiteit toe van hoe de wereld rondom de grafische industrie aan het veranderen is en dus verwacht dat uw bedrijf mee evolueert (snel en aanhoudend).

Dit draagt allemaal bij aan het feit dat de meeste drukkers hun printbedrijf nooit vanop afstand hebben bekeken en geen algemeen strategisch plan met betrekking tot software hebben opgesteld. Drukkers hebben wel een dergelijke planning opgesteld als het gaat om nieuwe productie- en afwerkingsapparatuur. Dit is te verwachten; op gebouwen na vormen de persen de grootste uitgave in een printbedrijf.

Software planning? Waarom?

Maar drukkers moeten ook nadenken over hun algemene investeringen, strategieën en plannen voor de software die ze in hun bedrijf gebruiken. Software wordt in alle bedrijven steeds belangrijker en de grafische industrie is daar geen uitzondering op. Softwareoplossingen worden in elk printbedrijf steeds meer geïntegreerd, zijn steeds 'nauwer met elkaar verbonden' en leveren dus meer efficiëntievoordelen op.

Point solutions.

Als je dat nog nooit of niet recent hebt gedaan, is het nu het ideale ogenblik om even een stap terug te zetten en te kijken naar je algemene en strategische softwareplan. Stop shopping naar “point-softwareoplossingen” - dat betekent dat iemand binnen het bedrijf collega's er heeft toe gebracht om te beginnen rondkijken naar een web-to-print-systeem of een oplossing voor het automatiseren van de prepress. Dit leidt tot gesprekken over functies, prijzen en invoering. Er is geen algemeen kader voor hoe aankopen worden aangepakt.

Software werkt mooi samen.

Wanneer drukkers eraan denken om een softwareoplossing voor print te kopen, moeten ze eerst vragen stellen over de andere technologie die al bij hen wordt gebruikt. Je wil dat alle softwareproducten prima met elkaar samenwerken en dat ze bij voorkeur zo weinig mogelijk dezelfde functies hebben om in jouw printbedrijf te gebruiken. Je kan het je niet veroorloven losse producten te kopen; ze moeten 'passen' in wat je al hebt.

Start met ERP/MIS.

Een strategisch plan voor printsoftware moet starten met de Print MIS/ERP. De Print MIS/ERP moet de basis zijn van elk printbedrijf. Het zou een betrouwbaar registratiesysteem moeten zijn. Voor vele drukkers is dat een levensgrote "zou", want er heerst heel wat angst en twijfel over de gegevens in hun Print MIS. Strategisch gezien is de betrouwbaarheid van het Print MIS-registratiesysteem de belangrijkste factor in uw algemene succes (belangrijker dan uw salesteam, uw persoperatoren of uw leiderschap). Omdat het over software gaat, is de op een na belangrijkste factor of je Print MIS eenvoudig kan worden geïntegreerd (dat wil zeggen dat gegevens gemakkelijk in en uit het systeem kunnen worden gevoerd, want zodra u over betrouwbare gegevens beschikt, wilt u deze met zowat iedereen delen: werknemers, het management, klanten, leveranciers enz.).

Inventariseer de gebruikte systemen.

De volgende stap in een strategisch softwareplan voor een drukker is een inventaris van alle andere softwaresystemen die op dit ogenblik worden gebruikt. Wat betekent dit? Hier zijn enkele van de belangrijkste zaken bij het beoordelen van de software die al bij de drukker wordt gebruikt.

Lees verder

Dubbele softwareoplossingen. Beschikt u over meerdere systemen die eigenlijk dezelfde oplossing bieden? Wie kan het wat schelen? Het zou u wat moeten schelen. Begrijp het begrip 'technische schuld': elke softwareoplossing die u in uw bedrijf gebruikt, is vergezeld van een levenslange babysitter waarvoor u betaalt! Dat is misschien niet zo duidelijk omdat dit babysitten wordt uitgevoerd door voltijdse werknemers die u al betaalt, maar het dikt aan en hoeveel drukkers beschikken dezer dagen over technische mensen met vrije tijd? (Precies: niemand.)
Te veel softwareoplossingen. Beoordeel zorgvuldig alle toepassingen en (aangepaste) ontwikkelingen in een bedrijf. U wilt precies voldoende software hebben en niet meer dan dat.
Softwareoplossingen die moeilijk door een klein team kunnen worden onderhouden. Alle software wordt geschreven in een specifieke codetaal; de meest voorkomende zijn .NET, Java, PHP enz. Software is ook gebaseerd op databanken; de meest voorkomende zijn SQL, Oracle enz. Voor de meeste commerciële softwareproducten is dit voor u als eindgebruiker van deze platformen niet belangrijk. U gaat niet meteen code schrijven of databanken raadplegen. Het wordt wel van belang wanneer u de stap zet naar het in dienst nemen van mensen die code schrijven. Als u over oplossingen beschikt die in drie verschillende talen zijn geschreven, is de kans groot dat u niet één persoon zult vinden die kan helpen bij de drie toepassingen. Probeer, indien mogelijk, om te standaardiseren op technologieën zodat uw team goed kan worden in een kleiner aantal zaken
Softwareoplossingen die geïsoleerd (niet-geïntegreerd) zijn en die ervoor zorgen dat de manuele arbeid ermee 'verbindt'. Een van de meest voorkomende voorbeelden hiervan is een web-to-print-oplossing die de bestellingen niet in Print MIS invoert. Elke printsoftwareoplossing zou moeten doen wat ze goed kan en vervolgens overschakelen op de volgende softwareoplossing in de workflow. Dit is zoals het zou moeten zijn: een opdracht wordt door een klant besteld via de web-to-print-oplossing, ze gaat vervolgens naar Print MIS, wordt gepland, uitgevoerd, verpakt, verzonden en gaat vervolgens naar facturatie voor een geautomatiseerde factuur voor de klant. De end-to-end workflow van invoer van de bestelling tot de factuur. Hierover moet worden nagedacht, dit moet worden geconfigureerd en getest, maar dit voorbereidende werk heeft alleen maar zin als het echt klopt dat u op elke bestelling zeven minuten bespaart en de klant elke maand honderdduizenden bestellingen plaatst.
Alternatieve oplossingen. Dit vormt het belangrijkste detectivewerk en is het moeilijkst te vinden. Managers of eigenaars zijn meestal niet op de hoogte van alle alternatieve oplossingen die hun teams gebruiken om het werk door het bedrijf te leiden. Er zijn spreadsheets, Word-documenten, pdf's, Post-its, papieren logs, zodat er 'verborgen processen' lopen die worden uitgevoerd met de beschikbare middelen en in de comfortzone van uw team om dat te verwezenlijken wat met software zou moeten worden gedaan.

Maak een overzicht van bedrijfsprocessen.

Met een strategisch softwareplan zet je een stap terug en kijk je naar het algemene overzicht van je bedrijfsprocessen. Vervolgens analyseer je hoe de software deze bedrijfsprocessen helpt, belemmert of automatiseert. Het is een plan waarvan je vervolgens de prioriteiten kunt bepalen en dat je gedurende maanden of misschien wel jaren geleidelijk aan kunt uitvoeren. Wanneer je in nieuwe softwareoplossingen wilt investeren, geeft het je een beter zicht op hoe nieuwe software in jouw bestaande bedrijf moet passen. Je wordt er een meer strategische aankoper van software door.

Consolideer software.

Een belangrijk onderdeel van het strategische softwareplan is ook de lijst met technologieën waar je van af wil! De consolidatie van softwaretechnologieën bespaart je meer dan alleen de kosten voor jaarlijks onderhoud; ze verbetert het moreel van je technisch team, zorgt voor meer tijd en verkleint uw risicoveiligheidszone (eigenlijk het aantal plaatsen waar je gehackt kunt worden).

Dataline helpt.

Bij Dataline hebben we meer dan 1.000 printproductiebedrijven geholpen door een gezond MIS/ERP-platform te installeren en er administratieve en workflowprocessen uit op te bouwen. Dit is een stevige basis voor een beter inzicht in en controle over het bedrijf, voor een betere efficiëntie en gezondere marges. Spreek met ons als je het strategische softwareplan en de bijhorende processen van uw bedrijf wilt laten onderzoeken.