Nieuwe regels voor facturatie 2013

11 Feb 2013

Vanaf 1 januari 2013

De Belgische wetgever heeft recent een wetsontwerp goedgekeurd dat de Belgische wetgeving in lijn moet brengen met de Europese facturatierichtlijn. De nieuwe regels treden in werking vanaf 1 januari 2013. Wij houden er aan u omtrent de belangrijkste wijzigingen te informeren, vermits dit een impact zal hebben op uw boekhoudpakket en de btw-aangifte.

Belangrijk: btw op voorschotfacturen niet langer aftrekbaar! 

Op vandaag wordt de btw opeisbaar op het moment dat het belastbaar feit zich voordoet, dus op het moment dat de levering of dienst is verricht.

Tevens wordt de btw opeisbaar wanneer voorafgaand aan dit belastbaar feit een voorschotfactuur wordt opgemaakt of wanneer een deel of het geheel van de prijs wordt betaald. Echter vanaf 1 januari 2013 zal het uitreiken van een voorschotfactuur géén oorzaak van opeisbaarheid meer zijn!

Concreet komt dit er op neer dat een voorschotfactuur door de leverancier of dienstverrichter niet in de btw-aangifte moet worden opgenomen zolang er geen betaling van de klant wordt ontvangen of zolang de levering of dienstverrichting niet effectief heeft plaatsgevonden.

Omgekeerd kan de klant de btw op deze voorschotfactuur niet aftrekken zolang hij deze voorschotfactuur niet heeft betaald of zolang de levering of dienstverrichting niet effectief heeft plaatsgevonden.

Gevolg is een belangrijke impact op het voeren van de boekhouding! Op vandaag baseert men zich op het aankoop- en verkoopjournaal voor het opmaken van de btw-aangifte, maar vanaf 2013 zal ook het financieel journaal strikt moet worden bijgehouden. Immers, men moet de stand van de betalingen kennen om de btw-aangifte correct te kunnen opmaken.

Gelijkschakeling van elektronische factuur met papieren factuur: verzwaring bewijslast!

Voor btw-doeleinden wordt de elektronische factuur volledig gelijkgesteld met de papieren versie. Niet enkel voor de elektronische maar nu ook voor de papieren factuur moet de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid worden gewaarborgd en moet er een duidelijke link tussen de transactie en de factuur kunnen worden gelegd. 

Dit betekent een verzwaring van de bewijslast voor de papieren factuur! Onder meer als gevolg van de gewijzigde opeisbaarheid van btw, is de factuur op zich niet meer voldoende. De belastingplichtige moet kunnen aantonen dat de verrichting die wordt gefactureerd, ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Factuurvermeldingen: vereenvoudiging

Waar tot op heden bij verlegging van heffing, vrijstelling of een ander specifiek regime moest worden verwezen naar het specifieke artikel uit de nationale wetgeving of de Europese richtlijn, volstaat vanaf 2013 een kortere vermelding. Bijvoorbeeld: zo volstaat bij verlegging van heffing, waarbij de btw moet worden voldaan door de medecontractant, nu de vermelding «btw verlegd». 

Voortaan moeten nu steeds 2 data worden vermeld op de factuur: de factuurdatum en de datum van het belastbaar feit of van ontvangst van een deel van de prijs.

Termijn om factuur uit te reiken wordt verlengd

Tot op heden dient een factuur te worden uitgereikt, uiterlijk op de 5de werkdag volgend op de maand waarin de btw opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Vanaf 1 januari 2013 wordt deze termijn verlengd naar de 15de dag.

Gewijzigde regels voor intracommunautaire leveringen en verwervingen 

Voor doorlopende vrijgestelde intracommunautaire leveringen gedurende een periode langer dan 1 maand, wordt de btw opeisbaar bij het verstrijken van elke kalendermaand totdat de levering wordt beëindigd. Zo moet de rapportering in de intracommunautaire opgave nauwer aansluiten op deze goederenbeweging. 

Verder is er vanaf 1 januari 2013 geen factureringsverplichting meer voor ontvangen voorschotten bij vrijgestelde intracommunautaire leveringen. Alleen het uitreiken van de factuur die het belastbaar feit vaststelt, blijft als verplichting over. De belasting wordt evenwel opeisbaar de 15de dag van de maand volgend op die waarin het belastbaar feit zich heeft voorgedaan, indien er vóór die datum geen factuur is uitgereikt.

Procedure self-billing vereenvoudigd

Op vandaag wordt self-billing reeds toegestaan, maar hiertoe dienen een aantal voorwaarden te worden voldaan zoals een voorafgaandelijk akkoord tussen de partijen en een aanvaardingsprocedure voor iedere self-bill. Vanaf 2013 blijven deze voorwaarden bestaan maar kunnen ze gemakkelijker worden voldaan. Zo kan ook hier de aanvaarding impliciet blijken door de betaling van de factuur door de afnemer. Ook creditnota's kunnen voortaan via self-billing worden opgemaakt.

Bewaring van facturen

De factuur mag worden bewaard naar keuze van de belastingplichtige (digitaal of op papier). Eén van de belangrijkste gevolgen van deze vrije keuze van bewaring is dat men dus niet langer verplicht is om facturen die elektronisch werden ontvangen, ook elektronisch te bewaren. 

Andere wijzigingen

De implementatie van de richtlijn regelt ook nog de bevoegdheid van de verschillende lidstaten over de factureringsregels. Daarnaast brengt ze nog wijzigingen met zich mee zoals de gewijzigde opeisbaarheid van btw voor belastingplichtigen die gewoonlijk handel drijven met particulieren en toch een factuur uitreiken, het aanmerken als niet-overbrenging van een goed voor expertise, het verdwijnen van de factuurverplichting voor vrijgestelde financiële diensten, de invoer van de term «valsheid in informatica», regels met betrekking tot de toe te passen wisselkoers,...

Bron: www.vandelanotte.be