5 tips om wanbetalers buiten te houden

1 Dec 2015

1) Maak wervende, commerciële correcte offertes op.

Alles begint altijd met een goede offerte: wanneer en waar moet het drukwerk geleverd worden, aan welke (kwaliteits)eis moeten deze voldoen?  Wat is de afgesproken totaal- of eenheidsprijs?  Wat zijn de meerprijzen, welke versies kan de klant kiezen.  Vooral met vaste klanten is een ijzersterke en eenduidige samenwerkingsovereenkomst absoluut noodzakelijk om de goede relatie te vrijwaren en om te vermijden dat er problemen ontstaan doordat de waakzaamheid verslapt.  Zorg voor duidelijke afspraken vooraf om discussies achteraf te vermijden.  Binnen MultiPress kunnen de verkoopsvoorwaarden automatisch met de offerte meegestuurd worden als een pdf-bijlage.

2)  Werk met gedetailleerde, transparante facturen.

De meest gedetailleerde factuur is deze waarbij de details vanop de offerte overgenomen worden op de factuur, dit is binnen MultiPress perfect mogelijk. Wie geen offerte opstelt, bijvoorbeeld omdat het om vaak terugkerend identiek order gaat of een order met een heel korte deadline, moet in zijn factuur de betalingsvoorwaarden heel duidelijk vermelden.

Wat moet er altijd zeker in te lezen zijn: de betalingstermijn (b.v. standaard 30 dagen), de verwijlintresten of andere boetes die zullen aangerekend worden bij laattijdige betaling en de eventuele korting bij contante betaling waarvan ze kunnen genieten.  MultiPress biedt de mogelijkheid om de layout van facturen te personaliseren per klant.  Dit is vooral bij facturen naar gemeentebesturen van belang omdat daar wettelijk geldende bepalingen op moeten staan?

Ook kan steeds een stok achter de deur gehouden worden door middel van de vermelding dat bij openstaande facturen waarbij de vervaldag al ruim overschreden werd, geen nieuwe orders zullen uitgevoerd worden.

3) Check de kredietwaardigheid van de (potentiële) klant.

Beter voorkomen dan genezen: wanneer blijkt dat een klant in het verleden zijn openstaande rekeningen te laat of zelfs niet betaalde, dan is het risico dat dit in de toekomst ook zal gebeuren uiteraard veel groter dan bij een klant die er wel een vlekkeloze betalingsgeschiedenis heeft op zitten.  Het kredietverleden uitpluizen kan op verschillende manieren: via de jaarrekeningen (gratis en zelfs online op te vragen bij de Nationale Bank), handelsrapporten (betalend, doorgaans via een advocaat), of een gespecialiseerde B2B-database.  Wat u ook kunt doen, is andere/eerdere partners of opdrachtgevers contacteren en navraag doen over de betalingsgeschiedenis van uw nieuwe klant.  Kredietlimieten opstellen voor klanten die in het verleden problemen gehad hebben met betalingen is een functie die opgenomen is in MultiPress.  Dit gebeurt binnen de relatiefiche van MultiPress en geeft de mogelijkheid om orders van de klant automatisch te blokkeren indien die limiet bereikt is.

4) Volg de betalingen nauwgezet op.

Nauw samenhangend met het vorige punt, de kredietlimiet, biedt MultiPress ook de mogelijkheid om in de relatiefiche onmiddellijk het nog openstaande saldo van de klant van nabij op te volgen.  De financiële gezondheid van uw onderneming berust immers op de correcte betaling van uw facturen.  Het is dus uw verantwoordelijkheid om het overzicht te bewaren en de betalingsstromen op te volgen: zijn er nog openstaande facturen?  Zo ja, is de betalingstermijn al overschreden?  Zo ja, welke effectieve maatregelen hebt u daarvoor ter beschikking?  Als u geen tijd hebt om de factuurbetalingen op te volgen of vreest dat u dat niet accuraat genoeg zult doen, kunt u altijd externe hulp inschakelen.

5) Betaal zelf correct.

Geef het goede voorbeeld door zelf uw facturen op een correcte manier te betalen.  Als u een reputatie krijgt van laattijdige of moeilijke betaler, zullen uw klanten veel sneller redeneren dat het wat hun facturen betreft ook wel niet zo dringend is.