Wondergarden

Wondergarden is een reclamebureau.  Wij zijn nu ongeveer iets meer dan 6 jaar actief op de markt.  Wij richten ons tot een heel grote waaier van klanten, zowel B2B als B2C-gericht kunnen wij ons ding wel doen. Wat heel belangrijk is dat wij eigenlijk een samensmelting: enerzijds reclame maar wij hebben ook kennis over media,  en dat in-house. Dit geeft de mogelijkheid dat wij heel creatief bepaalde vastgeroeste media een leuke andere vorm kunnen geven. 

Vroegere werkwijze

Wij werkten vroeger met een klassieker systeem, namelijk de meest gekende Excel-vorm waar de meeste bedrijven een beroep op deden.  Dat had voor ons een aantal nadelen waardoor wij toch op zoek zijn gegaan naar een iets gebetonneerder systeem. Wat zijn die nadelen voor ons?  Dat was vooral de overgang van een offerte naar een factuur, dat hield gevaar in.  Daarnaast ook iets totaal anders: wanneer een collega afwezig was of iemand viel plots ziek, was het moeilijker om in iemand anders zijn bestanden te gaan zoeken.  2 factoren die heel veel gevaar inhielden. Voor ons was het dus belangrijk dat we daar iets solider te werk konden gaan.

Webbased

Het systeem is inderdaad webbased, wat zeker een voordeel is.  Als mensen thuis werken, of je werkt op locatie, kan je ook steeds inloggen om materiaal te gaan bekijken.  Daarnaast is het ook mogelijk om zowel op Mac als PC te werken. Wij werken met Mac-computers maar thuis heb ik een PC. Dat is dus ook een groot voordeel dat het op 2 types perfect hanteerbaar is. 

Standaard templates

Sommige klanten werken via een bepaald systeem en werken zo al jaren. We hebben vaak ook andere klanten die soortgelijke vragen stellen.  Voor ons is het heel belangrijk, vooral bij de mediaklanten, dat we standaard-templates kunnen maken van offertes en dat we die ook voor andere klanten kunnen gebruiken.  Of voor bepaalde klanten gaan optimaliseren. Dat is voor ons dus ook een van de grote voordelen.

Beperkte foutenmarge

De tijdsbesparing is binnen een drukke organisatie ook altijd een serieus pluspunt.  En de foutenmarge die eigenlijk beperkter blijft wat dan ook natuurlijk tot gevolg heeft dat je daar ook onrechtstreeks heel veel tijd mee bespaart om fouten te gaan opsporen en te gaan oplossen.  Dus ik denk dat dat heel belangrijke dingen zijn.

Klanten- en leveranciesdatabase 

Ook een groot voordeel zijn de databases, zowel de klant- als de leveranciersdatabase.  De klantendatabase zorgt ervoor dat alle gegevens gegroepeerd zijn en dat ik ook informatie van collega's kan bekijken zoals: wie zijn hun klanten, wie zijn de contactpersonen per klant, waar zijn deze gevestigd.  Dan heb je ook de leveranciers.  Voor ons is het gemakkelijk dat je een overzicht hebt van alle mogelijke leveranciers.  Wanneer er vorige jobs heel goed zijn uitgevoerd kunnen wij ook gaan kijken van: ok, welke leverancier hebben we daarvoor gebruikt? En die gaan we opnieuw inschakelen.  Dus dat maakt het ook handig om opnieuw op goede mensen terug te vallen.

Mijlpalen en taken

Wij maken vooral gebruik van "mijlpaal" en "taken".  Dat wordt vooral intern gebruikt om na te gaan wie wat moet volbrengen tegen welke timing.  Dat is voor ons heel belangrijk. Het is ons intern document om ons op te baseren tijdens campagnes.  Daarnaast gaat zo'n document ook vaak naar de klant zodat deze kan meevolgen wat er eigenlijk gebeurt binnen het bedrijf en wanneer hij wat kan verwachten.