E-Business ohne MIS? Keine gute Idee!

6 Juli 2020

Warum sollte ein Webshop nicht als „Standalone“-Aktivität betrachtet werden? Ganz einfach: Weil der Workflow eines Webshops im Idealfall mit dem Workflow eines Grafikunternehmens übereinstimmt. Andernfalls gehen alle Effizienzvorteile des Webshops wegen unnötiger und damit zeitraubender Doppelarbeit verloren. Abgesehen davon steigen die Kosten und können sich mehr Fehler einschleichen. Kurz gesagt keine gute Idee!

Webshop und MIS müssen verbunden sein

Die Bedeutung dieser Integration wird schnell deutlich, wenn wir sie aus dem Blickwinkel unseres digitalen Zeitalters betrachten. Kunden haben auf der Suche nach einem Produkt sehr viel Auswahl. Bei der Kaufentscheidung achten sie insbesondere auf folgende Aspekte:

• Effizienter Kundendienst und klare Lieferfristen
  Um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, müssen Sie ihre Anfragen zeitnah beantworten. Von Informationsanforderungen bis hin zur Frage nach Liefer- oder Montagebedingungen.

• Wer seine Kunden kennt, ist relevant
  Wann sind Sie relevant? Das zeigt ein simples Beispiel: Wenn ein Kunde keinen Fuhrpark besitzt, hat er auch kein Interesse an Car Wrapping. Lernen Sie Ihre Kunden kennen, um ihnen nur die relevanten Produkte anzubieten.

• Nahtlose Kundenerfahrung
  Wenn ein Kunde beim Helpdesk anruft, erwartet er, dass dort bekannt ist, welche Bestellungen er in letzter Zeit aufgegeben hat. Dies setzt jedoch voraus, dass alle Abteilungen über dieselbe Anwendung auf dieselben Daten zugreifen können.
  Und wo finden Sie alle wichtigen Daten? In Ihrem MIS. Aber müssen Daten dort jedes Mal einzeln gesucht werden?

Integration als oberstes Gebot

Vielen Grafikunternehmen gelingt es nicht, das Potenzial ihres Webshops voll auszuschöpfen. Dies kann eine Reihe von Gründen haben, aber häufig ist die mangelnde oder fehlende Integration des Webshops mit dem MIS eine der Hauptursachen,

Dabei bietet diese Integration so viele Vorteile – für Kunden und Anbieter gleichermaßen.

• Optimierung des Workflows
  Das oberste Ziel eines Webshops lautet, die Anzahl der Vorgänge zu reduzieren. Druckaufträge werden vom Kunden selbst aufgegeben, bestätigt und bezahlt. Angebote werden online erstellt und Druckaufträge automatisch im Produktions-Workflow eingeplant. Die Produktionsspezifikationen (Maschinen, Materialien, Auflage, Weiterverarbeitung usw.) werden direkt an den Workflow übermittelt und in die verschiedenen Produktionsschritte umgesetzt: druckfertige Aufbereitung von Dateien, Weiterleitung an Workflows, automatische Planung. Aber das ist noch nicht alles.

• Kundeninformationen
  Alle Kundeninformationen, einschließlich Lieferadressen, sind vollständig mit dem MIS synchronisiert. So sind Ihre Mitarbeiter immer 100 % auf dem aktuellen Stand, wenn Anmerkungen oder Fragen vom Kunden eingehen.

• Nachverfolgung von Bestellungen
  Wenn das MIS die gesamte Bestellhistorie enthält, einschließlich Preisinformationen, kann der Kunde beim Ändern/Stornieren eines Auftrags oder bei weiteren Fragen effizient unterstützt werden. Anhand der Informationen, die das MIS aus der Produktionsumgebung an die E-Business-Umgebung zurückmeldet, kann der Kunde den Auftragsstatus selbst verfolgen.

• Versand und Lieferung
  Online-Bestellungen durchlaufen genau wie alle anderen Bestellungen den gesamten Workflow der Planung, Produktion und Logistik. Deshalb sollte dafür ebenfalls das MIS verwendet werden. So können Sie online zugesagte Lieferfristen einhalten und dem Kunden die Statusverfolgung mittels Tracking-Codes ermöglichen.

• Rechnungen und Gutschriften
  Eine bidirektionale Synchronisierung gewährleistet korrekte Informationen über Rechnungen und Gutschriften. Jede Stornierung im MIS muss auch in der Webshop-Anwendung übernommen werden – und umgekehrt.

• Einkaufswagen
  Wenn Sie den Browserverlauf von Kunden auswerten und Google Analytics nutzen, können Sie genau bestimmen, welche Produkte die Kunden anzeigen. Werden Produkte in den Einkaufswagen gelegt, sollten diese Informationen möglichst direkt an das MIS übermittelt werden.

• Optimierung des Angebots
  Wenn Sie die Preise im Webshop mit dem Kalkulationssystem verbinden, werden die Preise immer in Echtzeit aktualisiert. Außerdem können Sie dadurch gezielte Aktionen und Sonderangebote erstellen.

• Effizienter Support
  Sie müssen nicht mehr zwischen Webshop und MIS umschalten, um 100 % präzisen Support zu leisten. Wenn alle mit ein und derselben Anwendung arbeiten, steigt die Kundenzufriedenheit.

• Kundentreue
  Durch die vollständige Integration von Webshop und MIS können Sie dem Kunden Rabatte oder andere Vorteile anbieten. Dies sorgt für einen wachsenden, treuen Kundenstamm.

• Werbeaktionen
  Werbeaktionen können zu bestimmten Zeitpunkten aktiviert werden, abhängig von der Bestellhistorie und dem bisherigen Gesamtbestellwert. Die entsprechenden Regeln legen Sie ganz einfach im MIS fest.

• Personalisierte Kampagnen
  Anhand des Browserverlaufs von Kunden können Sie Kampagnen an die richtige Zielgruppe anpassen. Beispiel: Eine Rabattkampagne für ein bestimmtes Produkt soll sich an alle Kunden richten, die das betreffende Produkt angezeigt oder bereits einmal bestellt haben.

Zusammenfassung

Ein Webshop mit einem klar definierten und gut integrierten, kundenorientierten Prozess hilft Grafikunternehmen, (mehr) Geschäfte zu tätigen und einen treuen Kundenstamm aufzubauen. Dank der Integration des Webshops mit dem MIS kann ein Unternehmen die Kundenbedürfnisse besser nachvollziehen und das richtige Produkt zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen.

Wichtig: Der Webshop dient gleichzeitig als Gateway, um Produktionsdateien automatisch anzunehmen und in der Druckvorstufe zu bearbeiten. Dazu gehört auch die eventuelle Online-Änderung von Dateien. Überprüfung, Optimierung und schnelle automatisierte Abwicklung sorgen für eine fehlerfreie und vor allem zügige Weiterleitung von Aufträgen an die Produktion!

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